hemligheterna för effektiv kalenderhantering

din kalender är din sköld och svärd i skyttegravarna i arbetslivet.

du kan använda den för att skydda dig från andras prioriteringar och att skära igenom din snabbt växande att göra-lista.

allt du behöver är en beprövad kalenderhanteringsstrategi.

det är naturligt att känna sig mer energisk av vissa aktiviteter på olika punkter under arbetsdagen.

till exempel gillar jag att skriva på morgonen. På eftermiddagen gillar jag att skjuta upp på Twitter — eller tvinga mig att slutföra administrativa uppgifter som att betala fakturor eller granska webbstatistik.

jag föredrar att träna på kvällen och läsa fiktion sent på kvällen.

nu kanske du föredrar att träna på morgonen eftersom det ger dig energi för dagen. Andra jag vet föredrar att arbeta på en lätt uppgift första eftersom, som en tyngdlyftare som förbereder sig för knäböj genom att sträcka, det hjälper dem att värma upp för svåra uppgifter.

detaljerna i din dag är mindre viktiga än att veta när uppgifter motiverar dig att arbeta hårdare och när de sap vad som finns kvar av din energi.

beväpnad med denna kunskap, blockbokstid i din kalender för de kommande sju dagarna-och arbeta sedan med det som är viktigt.

ge dina dagar ett tema

låt oss överväga en överarbetad entreprenör med en online-verksamhet. Hon kan skapa en ny produkt, coacha flera kunder, skriva en serie blogginlägg och ta en kurs för marknadsföring av sociala medier.

Phew!

dessa aktiviteter kräver olika färdigheter och involverar olika delar av hjärnan. Inte konstigt att hon har svårt att hitta tid att passa in dem alla.

om detta låter som du, överväga att planera dina dagar efter tema. Du kan till exempel avsätta måndagar för kreativt arbete som att skriva blogginlägg, tisdagar för coaching, onsdagar för lärande och så vidare.

om du inte kan ägna en hel dag till ett tema, överväga att tilldela en bit av varje dag — säg två till tre timmar — till ett projekt. På så sätt frigör du mental bandbredd eftersom du vet vad du ska arbeta med och när.

Pro Tips: färgkod eller etikett kalenderobjekt baserat på varje tema.

skapa luckor i din kalender

många människor i stora företag ordnar eller accepterar inbjudningar till möten som körs back-to-back. Dessa anställda går från ett sextio minuters möte till nästa utan paus.

för utomstående ser det ut som hårt arbete, men oftare har de utsträckta cheferna de tidigare mötena i åtanke när nästa börjar.

Bygg istället in femton minuters mellanrum mellan vart och ett av dina möten. Använd dessa för att ta en paus, dekomprimera eller delta i mindre tidskrävande åtgärder som härrör från ett tidigare möte.

eller gå hård kärna som uber-framgångsrik Elon Musk.

i ett brev till Tesla-anställda sa Musk,

“gå ut ur ett möte eller lämna ett samtal så snart det är uppenbart att du inte tillför värde. Det är inte oförskämt att lämna, det är oförskämt att få någon att stanna och slösa bort sin tid.”

proffstips: överväg att minska längden på möten du kontrollerar. Till exempel, en trettio minuters möte, i motsats till en sextio minuter en, uppmuntrar deltagarna att komma till den punkt snarare än att engagera sig i småprat.

granska Veckans och nästa veckas kalendrar

jag arbetade en gång med en social media-chef som sa: “Jag tror alltid att planering av veckans sociala medieinnehåll tar en morgon, men det tar mig vanligtvis två.”

han arbetade hårt på sitt jobb men klagade ibland över åtaganden som sipprade in i hans lediga timmar utanför arbetet.

varje fredag, granska din kalender och fråga dig själv hur du spenderade din tid under de föregående sju dagarna. Titta sedan på den kommande veckan och överväga hur du vill spendera din tid.

gör möten om du behöver och avbryta irrelevanta möten om du kan.

Tänk på hur nära verkligheten i föregående veckas kalender matchar vad du vill att nästa veckas kalender ska se ut.

du kanske saknar full kontroll över din arbetsvecka, men du kan förmodligen hitta ogräs du kan dra eller aktiviteter som kräver två morgnar av fokuserat arbete istället för en.

kom ihåg att din kalender är en representation av hur du spenderar din tid och var dina prioriteringar ligger. Att använda det effektivt är det bästa sättet att uppnå mer utan att bränna ut.