Fatture per società a responsabilità limitata-quali informazioni dovresti includere?

Se gestisci una società a responsabilità limitata, ci sono alcuni dettagli che devi includere nelle tue fatture per legge e altri che dovrebbero essere inclusi. Il vostro obiettivo è quello di fornire informazioni accurate che descrive pienamente quali servizi sono inclusi, e concisi dettagli aziendali per garantire che vieni pagato correttamente, e in tempo. Scrivere una fattura può essere semplice, una volta capito tutti i dettagli che dovranno essere presenti.

I dettagli che un’azienda deve includere in una fattura a seconda della struttura aziendale che utilizza (operatore unico/società di persone o società a responsabilità limitata) e se sono registrati o meno per l’IVA.

Dettagli da includere in una fattura di società a responsabilità limitata

• È necessario includere la parola ‘Fattura’ sul documento.
• Numero di fattura: deve essere univoco e, se sei registrato con l’IVA, deve anche essere sequenziale.
• Il nome della società/ragione sociale.
• Indirizzo registrato della vostra azienda.
• Potrebbe anche essere necessario aggiungere il numero di registrazione della vostra azienda (sul certificato di costituzione da Companies House).
• Ulteriori dettagli di contatto – come il numero di telefono(s), e-mail, social media.
• Nome e indirizzo del cliente.
• Numeri di riferimento: un numero di riferimento del cliente o un numero di ordine di acquisto (spesso richiesto dai dipartimenti contabili per facilitare il pagamento rapido).
• Una descrizione concisa dei servizi per i quali si sta fatturando.
• Includere il prezzo per unità (questa potrebbe essere un’unità di tempo se sei un appaltatore) e un numero di unità per cui stai fatturando.
• Includere il periodo di tempo a cui la fattura si riferisce se fornisce servizi o la data in cui i prodotti sono stati forniti al cliente.
• Fornire la somma totale dovuta, al netto dell’IVA.
• Includere l’IVA dovuta (l’aliquota standard è del 20%) – supponendo che la tua azienda sia registrata con IVA.
• Fornire l’importo totale che il cliente/cliente deve pagare (IVA inclusa se applicabile).
• Se sei partita IVA, stampa il tuo numero di partita IVA sulla fattura.
• Includi i dati bancari della tua azienda se accetti il pagamento elettronico (numero di conto e codice di ordinamento).

Ulteriori problemi da considerare

Per ridurre al minimo la possibilità di ritardi nel pagamento, è necessario chiedere sempre ai nuovi clienti il nome del contatto, l’email e il numero di telefono per il reparto contabilità. Includendo dettagli accurati, inclusi eventuali numeri di riferimento del pagamento sulla fattura, è più probabile che tu venga pagato tempestivamente.

Anche se molte piccole aziende potrebbero non essere disposte a farlo, si ha perfettamente il diritto di addebitare interessi sui ritardi di pagamento, per gentile concessione del Late Payments of Commercial Debts (Interest) Act 1998 all ‘ 8% al di sopra del tasso bancario prevalente della Bank of England. È necessario indicare i termini di pagamento sulla fattura. Se non sono indicati, la legislazione presuppone che un periodo di pagamento di 30 giorni sia “ragionevole”.

Come per altri aspetti della gestione di una piccola società a responsabilità limitata, è nel vostro interesse per proiettare un’immagine professionale della vostra azienda – sia di persona e in stampa e sul web. Prenditi del tempo per progettare un modello di fattura di bell’aspetto o chiedi a un designer di crearne uno per te (incluso un logo aziendale).

La maggior parte dei moderni prodotti software di contabilità ora offre funzionalità di fattura online, che possono risparmiare molto tempo e integrarsi perfettamente con i registri contabili della tua azienda, rendendo più facile riconciliare i dati in seguito e vedere quali fatture rimangono non pagate.

Modello di fattura per società a responsabilità limitata

È possibile scaricare un modello di fattura gratuito per appaltatori/liberi professionisti tramite ContractorUK.

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