Limited Company Rechnungen – welche Informationen sollten Sie angeben?

Wenn Sie eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung führen, gibt es bestimmte Details, die Sie gesetzlich auf Ihren Rechnungen angeben müssen, und andere, die enthalten sein sollten. Ihr Ziel ist es, genaue Informationen bereitzustellen, die vollständig beschreiben, welche Dienstleistungen enthalten sind, und präzise Unternehmensdetails, um sicherzustellen, dass Sie korrekt und pünktlich bezahlt werden. Das Schreiben einer Rechnung kann einfach sein, sobald Sie alle Details verstanden haben, die vorgestellt werden müssen.

Die Angaben, die ein Unternehmen auf einer Rechnung angeben muss, hängen von der Geschäftsstruktur ab, die es verwendet (Einzelunternehmer / Personengesellschaft oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung), und davon, ob es für die Mehrwertsteuer registriert ist oder nicht.

Details, die Sie auf einer Rechnung mit beschränkter Haftung angeben sollten

• Sie müssen das Wort ‘Rechnung’ in das Dokument aufnehmen.
• Rechnungsnummer – dies muss eindeutig sein, und wenn Sie umsatzsteuerlich registriert sind, muss es auch sequentiell sein.
• Ihr Firmenname / Firmenname.
• Die eingetragene Adresse Ihres Unternehmens.
• Möglicherweise müssen Sie auch die Registrierungsnummer Ihres Unternehmens hinzufügen (auf Ihrer Gründungsurkunde von Companies House).
• Weitere Kontaktdaten – wie Telefonnummer(n), E-Mail, soziale Medien.
• Name und Adresse des Kunden.
• Referenznummern – entweder eine Kundenreferenz oder eine Bestellnummer (häufig von Buchhaltungsabteilungen benötigt, um eine schnelle Zahlung zu ermöglichen).
• Eine kurze Beschreibung der Dienstleistungen, die Sie in Rechnung stellen.
• Geben Sie den Preis pro Einheit (dies kann eine Zeiteinheit sein, wenn Sie ein Auftragnehmer sind) und die Anzahl der Einheiten an, die Sie in Rechnung stellen.
• Geben Sie den Zeitraum an, auf den sich die Rechnung bezieht, wenn Dienstleistungen erbracht werden, oder das Datum, an dem Produkte an den Kunden geliefert wurden.
• Geben Sie den geschuldeten Gesamtbetrag abzüglich der Mehrwertsteuer an.
• Beinhalten die zu zahlende Mehrwertsteuer (der Standardsatz beträgt 20%) – vorausgesetzt, Ihr Unternehmen ist umsatzsteuerlich registriert.
• Geben Sie den Gesamtbetrag an, den der Kunde / Kunde zahlen soll (gegebenenfalls einschließlich Mehrwertsteuer).
• Wenn Sie umsatzsteuerlich registriert sind, drucken Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf die Rechnung.
• Geben Sie die Bankverbindung Ihres Unternehmens an, wenn Sie elektronische Zahlungen akzeptieren (Kontonummer und Bankleitzahl).

Weitere zu berücksichtigende Punkte

Um die Wahrscheinlichkeit einer Zahlungsverzögerung zu minimieren, sollten Sie neue Kunden immer nach einem Kontaktnamen, einer E-Mail-Adresse und einer Telefonnummer für die Buchhaltung fragen. Durch die Angabe genauer Details, einschließlich aller Zahlungsreferenznummern auf der Rechnung, ist es wahrscheinlicher, dass Sie umgehend bezahlt werden.

Obwohl viele kleine Unternehmen möglicherweise nicht bereit sind, dies zu tun, sind Sie durchaus berechtigt, Zinsen für verspätete Zahlungen zu berechnen, mit freundlicher Genehmigung des Late Payments of Commercial Debts (Interest) Act 1998 bei 8% über dem vorherrschenden Zinssatz der Bank of England. Sie sollten Ihre Zahlungsbedingungen auf Ihrer Rechnung angeben. Wenn sie nicht angegeben sind, geht die Gesetzgebung davon aus, dass eine Zahlungsfrist von 30 Tagen angemessen ist.

Wie bei anderen Aspekten der Führung einer kleinen Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist es in Ihrem besten Interesse, ein professionelles Image Ihres Unternehmens zu projizieren – sowohl persönlich als auch in gedruckter Form und im Internet. Nehmen Sie sich Zeit, um eine gut aussehende Rechnungsvorlage zu entwerfen, oder bitten Sie einen Designer, eine für Sie zu erstellen (einschließlich eines Firmenlogos).

Die meisten modernen Buchhaltungssoftware-Produkte bieten jetzt Online-Rechnungsfunktionen, die viel Zeit sparen und sich nahtlos in die Buchhaltungsunterlagen Ihres Unternehmens integrieren lassen.

Limited company invoice template

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