Aktiebolagsfakturor-vilken information ska du inkludera?

om du driver ett aktiebolag finns det vissa detaljer som du måste inkludera på dina fakturor enligt lag och andra som bör ingå. Ditt mål är att tillhandahålla korrekt information som fullständigt beskriver vilka tjänster som ingår och kortfattade företagsuppgifter för att säkerställa att du får betalt korrekt och i tid. Att skriva en faktura kan vara enkelt, när du förstår alla detaljer som måste presenteras.

de uppgifter som ett företag måste innehålla på en faktura beroende på vilken affärsstruktur de använder (enskild näringsidkare/partnerskap eller aktiebolag) och om de är registrerade för moms eller inte.

detaljer som du bör inkludera på en aktiebolagsfaktura

• du måste inkludera ordet ‘Faktura’ i dokumentet.
• fakturanummer – detta måste vara unikt, och om du är momsregistrerad måste det också vara sekventiellt.
• ditt företagsnamn / företagsnamn.
• ditt företags registrerade adress.
• du kan också behöva lägga till ditt företags registreringsnummer (på ditt intyg om införlivande från Companies House).
• ytterligare kontaktuppgifter-som telefonnummer, e-post, sociala medier.
• kundens namn och adress.
• referensnummer – antingen en kundreferens eller inköpsordernummer (ofta krävs av kontoavdelningar för att underlätta snabb betalning).
• en kortfattad beskrivning av de tjänster du fakturerar för.
• inkluderar priset per enhet (Detta kan vara en tidsenhet om du är en entreprenör) och ett antal enheter du fakturerar för.
• inkluderar den tidsperiod fakturan avser om tillhandahållandet av tjänster, eller det datum några produkter levererades till kunden.
• ange det totala beloppet, exklusive moms.
• inkluderar moms som ska betalas (standardpriset är 20%) – förutsatt att ditt företag är momsregistrerat.
• ange det totala belopp som kunden / kunden ska betala (inklusive moms om tillämpligt).
• om du är momsregistrerad, Skriv ut ditt momsregistreringsnummer på fakturan.
• inkludera ditt företags bankuppgifter om du accepterar elektronisk betalning (kontonummer och sorteringskod).

ytterligare frågor att överväga

för att minimera risken för att betalningen försenas bör du alltid be nya kunder om ett kontaktnamn, e-postadress och telefonnummer för kontoavdelningen. Genom att inkludera exakta detaljer, inklusive eventuella betalningsreferensnummer på fakturan, är det mer troligt att du betalas omedelbart.

även om många små företag kan vara ovilliga att göra det, har du helt rätt att debitera ränta på sena betalningar, med tillstånd av Late Payments of Commercial Debts (Interest) Act 1998 på 8% över Bank of Englands rådande bankränta. Du bör ange dina betalningsvillkor på din faktura. Om de inte anges, lagstiftningen förutsätter att en 30 dagars betalningsperiod är ‘rimlig’.

som med andra aspekter av att driva ett litet aktiebolag är det i ditt bästa intresse att projicera en professionell bild av ditt företag – både personligen och i tryck och på webben. Ta dig tid att designa en snygg fakturamall, eller be en designer att skapa en åt dig (inklusive en företagslogotyp).

de flesta moderna bokföringsprogramvaror tillhandahåller nu fakturafunktioner online, vilket kan spara mycket tid och integreras sömlöst med ditt företags bokföring – vilket gör det enkelt att förena data senare och se vilka fakturor som förblir obetalda.

aktiebolag fakturamall

du kan ladda ner en gratis fakturamall för entreprenörer/frilansare via ContractorUK.

mer om aktiebolag revisorer och aktiebolagsskatt.