Insight

Colorado har anslutit sig till Ban-the-box lagstiftande trend. Ban-the-box lagar förbjuder arbetsgivare från att be sökande om kriminellt förflutet på anställningsansökan, därigenom förbjuda en gång gemensamma kryssrutan för sökande att avslöja sin ex-döma status. Dessa lagar innebär också i allmänhet andra begränsningar för insamling och användning av kriminellt förflutet i rekryteringsprocessen. Med antagandet av Colorado Chance to Compete Act (H. B. 19-1025) (CCCA) den 28 maj 2019 har Colorado blivit den 32: e jurisdiktionen för att anta en lag om förbud som gäller för anställda i den privata sektorn. Genom att lägga till ytterligare skydd för sökande med kriminell historia undertecknade guvernör Polis samtidigt H. B. 19-1275, vilket begränsar förfrågningar om sökandes förseglade och utplånade kriminalregister.

översikt över den nya Colorado-lagen

liksom andra ban-the-box-lagar utarbetades dessa Colorado-räkningar till stor del för att minska underanställning bland ex-brottslingar. Som CCCA: s lagstiftningsresultat anger: “Tidigare engagemang i det straffrättsliga systemet skapar ofta ett betydande hinder för anställning genom att sökande med kriminella historier är mindre benägna att övervägas för ett tillgängligt jobb när den informationen ingår i en första jobbansökan.”Ban-the-box lagstiftning försöker förbättra sysselsättningsmöjligheterna—och därmed minska fattigdom, hemlöshet och återfall—genom att minska risken för att arbetsgivare kommer att avvisa ex-brottslingar enbart baserat på kriminellt förflutet som beskrivs i arbetsansökan.

även om alla ban-the-box lagar förbjuder förfrågningar om kriminellt förflutet på en jobbansökan, de varierar kraftigt i omfattningen av begränsningar som ställs på kriminellt förflutet bakgrundskontroller. Genom att endast innehålla tre begränsningar är CCCA bland de minst restriktiva av dessa lagar. CCCA förbjuder arbetsgivare från:

• placera uttalanden som personer med kriminellt förflutet kanske inte gäller på:
  • jobbannonser; och
  • anställningsansökningar; och
• Inquiring in, eller kräver utlämnande av, en sökandes kriminella historia på en initial anställning ansökan.

dessutom förbjuder HB 19-1275 arbetsgivare att undersöka eller kräva att en sökandes förseglade eller utplånade kriminella historia avslöjas i en anställningsintervju eller jobbansökan.

tidsbegränsningen

CCCA: s kärnbegränsning är förbudet mot att undersöka kriminellt historia på jobbansökan. Även denna begränsning är relativt mild, dock. Stadgan förbjuder endast kriminellt förflutet fråga om den ursprungliga ansökan och uttryckligen att en arbetsgivare “kan få offentligt tillgängliga brottslig bakgrund rapport av en sökande som helst.”Detta tyder på att en arbetsgivare kan kräva att sökande godkänner en brottshistorisk kontroll av arbetsgivarens bakgrundskontrollleverantör samtidigt med inlämning av arbetsansökan.

de flesta andra ban-the-box lagar kräver arbetsgivare att vänta tills senare i ansökningsprocessen för att fråga om kriminellt förflutet. Faktum är att endast tre andra jurisdiktioner—Connecticut, Massachusetts och Westchester County (New York)—tillåter brottshistoriska förfrågningar efter den första ansökan. Vissa jurisdiktioner—t.ex. Rhode Island—kräver att arbetsgivare skjuter upp den kriminella historiefrågan till den första intervjun. I de mest restriktiva jurisdiktionerna kan arbetsgivare inte undersöka sökandes kriminella historia förrän efter att ha förlängt ett villkorligt anställningserbjudande. Dessa jurisdiktioner inkluderar till exempel Kalifornien, New York City och Philadelphia (Pennsylvania). På grund av det breda utbudet av tidsbegränsningar försenar många nationella arbetsgivare helt enkelt alla förfrågningar om kriminellt förflutet förrän efter det villkorade erbjudandet om anställning för att upprätthålla en enhetlig bakgrundskontrollprocess.

icke-tidsbegränsningar

många andra lagar som förbjuder rutan innehåller en lång lista över andra begränsningar för den kriminella bakgrundskontrollprocessen. Kalifornien är ett exempel på en jurisdiktion med särskilt tuffa restriktioner för brottslig bakgrundskontroll. Några av de steg som krävs av Kaliforniens ban-the-box-lag inkluderar följande:

1. Kalifornien arbetsgivare måste göra en individualiserad bedömning av en sökandes kriminella historia.
2. om arbetsgivaren i Kalifornien överväger att avvisa sökanden baserat på kriminellt förflutet måste arbetsgivaren ge sökanden ett skriftligt meddelande som innehåller en lista över de domar som kan ligga till grund för ett avslag.
3. sökanden måste då ges upp till 10 arbetsdagar för att svara innan arbetsgivaren fattar ett slutgiltigt beslut.
4. Kaliforniens arbetsgivare måste skriftligen meddela arbetstagaren om avslag, inklusive anmälan om befintligt förfarande som arbetsgivaren måste överklaga beslutet, samt anmälan om sökandens rätt att lämna in ett klagomål till Kaliforniens avdelning för rättvis anställning och bostäder.

lagarna i andra jurisdiktioner, som New York, Philadelphia och Seattle, delar många av dessa begränsningar, samt lägger till sina egna unika krav.

däremot kräver Colorado lag inte en individualiserad bedömning och reglerar inte de åtgärder som en arbetsgivare måste vidta innan han nekar en sökande en position baserad på kriminell historia.

även Colorado lag är relativt överseende, Colorado kunde fortfarande se hårdare förbud-the-box lagstiftning i form av lokala förordningar. Några av de strängaste lagstiftningen på detta område har antagits i städer, till exempel Los Angeles, New York City, San Francisco och Seattle. I synnerhet hindrar CCCA inte lokala jurisdiktioner från att passera strängare regler.

omfattning

CCCA: s omfattning är relativt bred. Lagen definierar en ” arbetsgivare “som någon” person som regelbundet anlitar tjänster av individer att utföra tjänster av något slag.”Denna definition innebär utan tvekan att arbetsgivare måste följa CCCA när de kräver att personer som är oberoende entreprenörer fyller i en ansökan innan de är förlovade. Dessutom omfattas följande enheter uttryckligen av lagen:

• en agent, representant eller utsedd av en arbetsgivare; eller
• en arbetsförmedling, enligt definitionen i CRS 24-34-401.

denna definition innebär sannolikt att en arbetsgivare kan hållas ansvarig om den anställer en rekryterare eller bemanningsföretag som inte följer lagen.

vidare ger lagen ingen uttrycklig geografisk begränsning. Därför har sökande utanför Colorado sannolikt rätt till CCCA: s skydd när de ansöker om ett jobb hos en Colorado-arbetsgivare.

undantag

liksom alla andra ban-the-box-lagar undantar CCCA positioner för vilka en federal, statlig eller lokal lag kräver kriminell historia kontrollerar eller förbjuder anställning av personer med specifik kriminell historia. Därför, piloter, lärare, och andra anställda som är skyldiga enligt lag att genomgå en säkerhetsprövning för att kvalificera sig för en position kan fortfarande bli ombedd på en första ansökan om deras kriminella historia. Dessutom, stadgan ger ett undantag för program som uppmuntrar anställning av personer med kriminellt förflutet. Således är en arbetsgivare som har skapat ett program som syftar till att anställa ex-brottslingar inte förbjudet att begära att sökande avslöjar sin kriminella historia på en första ansökan.

verkställighet

lagen skapar inte en privat rätt till handling. Istället anklagas Colorado Department of Labor and Employment (CDLE) för att verkställa CCCA. CDLE får endast undersöka klagomål som lämnats in inom 12 månader efter den påstådda överträdelsen. För varje överträdelse har CDLE befogenhet att utfärda en order som kräver överensstämmelse inom 30 dagar. Om CDLE finner en första överträdelse av en arbetsgivare, kommer den att utfärda en varning utan civil straff. För en andra överträdelse kan CLDE ålägga en böter på $1000 och alla efterföljande överträdelser straffas med en böter på $2500. Dessutom skapar CCCA inte en skyddad klass enligt lagar mot diskriminering av sysselsättning.

ikraftträdandedatum

lagen träder i kraft den 1 September 2019 för arbetsgivare med mer än 10 anställda och den 1 September 2021 för alla arbetsgivare. H. B. 19-1275 träder i kraft den 2 augusti 2019.

nästa steg för arbetsgivare

arbetsgivare som anställer i Colorado bör överväga:

• granska sina jobbannonser och ansökningar om uttalanden som utesluter sökande med kriminell historia;
• ta bort förfrågningar om kriminell historia från anställningsansökan; och
• granska, om de är Multistate arbetsgivare, ansökningsprocessen för överensstämmelse med ban-the-box lagstiftning som är tillämplig på varje jurisdiktion där de anställer.