ocena komunikacji
ocena jest bardzo ważną częścią procesu komunikacji i zwykle kieruje się celami i celami, które stawiasz na wczesnym etapie planowania. Jeśli masz jasne, mierzalne wzorce dla swoich działań, planów lub strategii, ocena może być dość prosta. Główne powody oceny sprowadzają się do odpowiedzialności – możesz pokazać, co osiągnąłeś i uzasadnić wydatki czasu, energii i pieniędzy, a także poprawę – aby określić, co działało dobrze, a co nie. Ocena jest ważnym sposobem, aby pomóc znaleźć błędy i poprawić swoje wysiłki komunikacyjne w przyszłości.
WAŻNE INFORMACJE NA TEMAT OCENY KOMUNIKACJI
1. Ocena jest procesem ciągłym, systematycznym. Powinien on być uwzględniany we wszystkich planach komunikacji w celu oceny działań, planów i strategii. Nie powinno to być działaniem opcjonalnym.
2. Ocena ma charakter perspektywiczny. Pomaga organizacji nauczyć się, jak poprawić przyszłe wyniki. Zmniejsza niepewność, poprawia skuteczność i usprawnia podejmowanie decyzji.
3. Ocena to nie to samo, co badania. Badania są strategicznym narzędziem, które włącza się w planowanie, wdrażanie i ewaluację. Ewaluacja to proces zarządzania, który można wykonać nieformalnie lub formalnie, aby pomóc określić ruch do przodu.
4. Ocena powinna wspierać strategiczne dostosowanie. Strategia obejmuje różne poziomy planowania i realizacji. Planowanie jest zwijane, a ocena toczy się na tej samej linii strategicznej.
5. Ocena powinna być zaplanowana na początku działań komunikacyjnych w celu opracowania wymiernych celów.
6. Ocena może kosztować. Jedną z zasad jest dodanie 7-10% do budżetu komunikacji, aby pokryć koszty oceny. Ale może to być również wykonane nieformalnie przez personel za bardzo niewielką dodatkową opłatą. kwestionariusz ewaluacyjny)
etapy oceny komunikacji
jak wspomniano wcześniej, ocena jest zwykle podejmowana we wczesnych etapach planowania komunikacji, kiedy określasz swój ogólny cel (gdzie chcesz być) i swoje cele (SMART). Twoja ocena powinna dać ci informacje, aby pokazać postępy w realizacji celów i czy jesteś bliżej osiągnięcia celu. Wynik oceny powinien dostarczyć Ci raport z postępów, który możesz udostępnić zarządowi lub kierownictwu wyższego szczebla.
przykład: zwiększenie świadomości naszego nowego programu wśród naszych członków o 20% do 2014 roku.
CO TRZEBA ZMIERZYĆ?
Na podstawie tych celów, w szczególności celów, można zidentyfikować benchmarki lub wskaźniki, które pokażą sukces lub potrzebną zmianę. Twoje cele powinny koncentrować się na wynikach, które chcesz osiągnąć ze swoimi odbiorcami na drodze do celu: rozwinięciu problemu z decydentami politycznymi, zmianie postaw ludzi, zapewnieniu nowych strumieni finansowania od darczyńców i tak dalej.
plan komunikacji lub Strategia stara się stworzyć efekt na grupę docelową. Może to być: poznawczy (myśli); afektywny (emocje); i/lub Konatywny (motywy). Pomiar tych obszarów polega na określeniu, czy kluczowa grupa odbiorców rzeczywiście otrzymała skierowane do nich wiadomości, zwraca na nie uwagę, rozumie i/lub rozumie wiadomości oraz czy zachowuje wiadomości i może je odczytać. Dwa główne obszary pomiaru to:
efektywność-pomiar osiągniętych wyników, osiągniętych celów i celów lub zrealizowanego wpływu. Mogą one obejmować:• wyniki (tj. zmiany w opinii) oraz efektywność-zdolność do osiągnięcia pożądanego rezultatu bez marnowania energii, zasobów, wysiłku, czasu i pieniędzy. Mierzy większą wydajność, która jest osiągana przy tym samym standardzie wydajności, wyniku lub wzrostu. Mogą one obejmować pomiar wydajności technicznej, procesowej lub kosztowej.
czasami pomiar jest wykonywany w czasie. Dobrą praktyką jest wyznaczenie pewnych mierzalnych kamieni milowych, które można osiągnąć po drodze. Czasami te kamienie milowe są punktami kontrolnymi, które pozwalają na wprowadzanie zmian w strategii.
ZADAWAJ PYTANIA EWALUACYJNE.
jakie są kluczowe obszary pytań wymagane do uzyskania danych wspierających ruch na swoich celach i / lub celach. Pytanie ewaluacyjne określa, czego musisz się dowiedzieć. Będzie służyć jako przewodnik po tym, o co musisz zapytać, kogo musisz zapytać i czy masz linie bazowe na miejscu.
przykładowe pytania ewaluacyjne: jakie mam dowody na to, że moje wiadomości są wchłaniane przez odbiorców?
JAKIE MACIE PODSTAWY?
być może masz już pewne pomiary wykonane w komunikacji. Może ukończyłeś tę samą ocenę w zeszłym roku i masz bezpośrednie porównanie. Lub inna organizacja zakończyła podobną ocenę, z którą można porównać swoją organizację. Jeśli nie, określ, jakie dane możesz mieć, które mogą być wykorzystane jako punkt odniesienia (lub punkt odniesienia).
przykłady linii bazowych:• powszechne nieporozumienia, które ludzie mają na temat Twojej organizacji
• Media pick up na prasach
* poziomy Czytelnictwa biuletynu.
KOGO CHCESZ ZAPYTAĆ?
Zidentyfikuj interesariuszy lub grupy docelowe, które musisz w jakiś sposób zakwestionować, aby uzyskać informacje potrzebne do pokazania wyników. Osoby lub grupy, które identyfikujesz, są próbkami. Można je wybrać, ponieważ należą do określonej kategorii lub grupy, lub można wybrać je losowo z populacji (lub segmentu populacji). Losowa próbka z populacji, którą musisz ocenić, da Ci najbardziej wiarygodne i ważne dowody. Jednak losowe pobieranie próbek odbywa się głównie w bardziej formalnych badaniach i nie zawsze jest potrzebne w procesie oceny.
przykłady próbek:
• członkowie organizacji
• uczestnicy programu
• czytelnicy Newslettera
• subskrybenci biletów
około 1200 respondentów, losowo wybranych spośród mieszkańców Saskatchewan, zapewni sprawiedliwą reprezentację całej dorosłej populacji (ze standardowym błędem lub 95%).
pamiętaj, że wybierając grupy, musisz mieć sposób, aby dotrzeć do nich wszystkich, lub sporej ich części. Nie planuj wysyłać ogólnej ankiety, tylko po to, aby dotrzeć do podzbioru.
wybierz techniki oceny
wszystkie zebrane do tej pory informacje powinny wystarczyć, aby pomóc ci określić, jaki rodzaj technik oceny zapewni Ci wymagane dane. Możesz zdecydować, że potrzebujesz zewnętrznej wiedzy, aby pomóc ci w konkretnych technikach oceny, lub możesz być w stanie iść do przodu na własną rękę. Należy pamiętać, że wszystkie techniki oceny mają zalety i wady. Niektóre z nich są bardziej odpowiednie niż inne do zbierania różnych rodzajów danych.
ankiety: ankiety są podstawą większości celów oceny. Są to dokumenty pisemne, które można wykonać osobiście, przez telefon lub online. Ankiety działają najlepiej, gdy respondenci mogą” checkbox ” odpowiedzi, które zbierają dane ilościowe. Ankiety mogą zbierać dane jakościowe za pomocą pytań otwartych; jednak wprowadzają one różne rodzaje błędów interpretacyjnych do ogólnych wyników.
kiedy używać: ankiety są przydatne do zbierania i kategoryzowania danych w danym momencie; i zwykle najlepiej działają do zbierania zakończonych resopnsów. Dostarczają one bogactwa danych, którymi można manipulować, aby dostarczyć dowodów na określone zachowania lub preferencje.
wywiady: wywiady polegają na wybraniu garstki osób, które reprezentują twoją grupę docelową i zadaniu im serii otwartych pytań. Ta metoda daje wgląd w to, jak ludzie reagują na Twoją komunikację i pomaga określić, jak coś naprawdę działa tak, jak powinno. Ankieterzy zwykle robią notatki lub pytają swoich informatorów / respondentów, czy mogą korzystać z magnetofonu. Niektórzy używają wywiadów grupowych.
kiedy używać: Po zidentyfikowaniu grupy kompetentnych informatorów – uczestników, pracowników, członków społeczności, mediów – wywiad jest pomocnym narzędziem w dostarczaniu szczegółowych i szczegółowych informacji na temat programu, doświadczenia i/lub potrzebnych zmian.
grupy fokusowe: grupy fokusowe obejmują zebranie grupy osób z twojej grupy docelowej (zwykle 10-20 osób), które mogą prowadzić dyskusję na temat Twoich działań komunikacyjnych. Dyskusja jest zwykle moderowana przez bezstronnego moderatora. Grupa dzieli się opiniami na temat Twoich działań komunikacyjnych i pomysłów w formie dyskusji.
kiedy używać: grupy fokusowe są szczególnie przydatne podczas wstępnego testowania programów, usług, a nawet ankiet. Jesteś w stanie przetestować konkretne wiadomości, taktyki lub podejścia i ocenić wyniki grupy.
obserwacja: obserwacja służy do obserwowania jednostek lub grup, aby zobaczyć, jak reagują na określone wiadomości.
kiedy używać: obserwacja może być łatwym sposobem pomiaru skuteczności narzędzia lub programu komunikacyjnego. Dzięki odpowiedniemu dostępowi do użytkowników możesz po prostu obserwować, jak inni używają i wchodzą w interakcje.
analiza treści: analiza treści jest zwykle wykonywana w celu oceny jakości i tonu przekazu medialnego lub w celu przeglądu treści konkretnego programu, który dociera do odbiorców. Proces ten wymaga pewnej formy kodowania i dobrze wyszkolonych programistów do oceny dużych ilości danych.
kiedy używać: Użyj, gdy próbujesz zidentyfikować pozytywny lub negatywny przepływ do mediów na dany temat lub jeśli próbujesz ocenić wiadomości w listach do redaktora w określonym czasie.
śledzenie użycia: po prostu śledzenie użycia, takie jak Odwiedziny witryny internetowej, długość wizyt, otwieranie biuletynu online, Polubienia na Facebooku, daje kilka prostych pomiarów, które pomogą ocenić. Śledzenie zapewnia bardzo powierzchowną formę oceny, która często nie pokazuje zaangażowania ani zrozumienia, ale często jest przydatna jako punkt odniesienia.
kiedy używać: Przydatne przy ustalaniu podstawy działań komunikacyjnych, planów i strategii, które można porównywać w ujęciu rocznym. Działa to, gdy tylko przyciągnięcie większej liczby osób do twojej witryny lub jako przyjaciele/fani na Facebooku jest przydatne do Twoich nadrzędnych celów.
ważne jest, aby określić metody gromadzenia danych w oparciu o to, jak odpowiednie są one do udzielenia odpowiedzi na kluczowe pytania dotyczące oceny i osiągnięcia ostatecznego celu oceny. Wybór metody wiązania z dostępnymi zasobami. Wybór metod w oparciu o to, co jest odpowiednie dla populacji docelowej i uczestników projektu.
oszacuj swój budżet
Po wybraniu technik oceny będziesz w lepszej sytuacji, aby oszacować swój budżet. Jednak w niektórych przypadkach budżet może określić, które techniki jesteś w stanie zrobić. Powinieneś być w stanie znaleźć jakąś formę techniki, która będzie pasować do większości budżetów. Na przykład zamiast ankiety telefonicznej zewnętrznej firmy badawczej skorzystaj z bezpłatnej ankiety online. Lub zamiast skupiać ludzi w grupie fokusowej, zabierz swoje pytania na zaplanowane spotkanie.• koszty wybranych technik oceny;
• koszty podróży i kosztów dodatkowych; oraz
* Koszty publikacji i poczty.
w tym momencie powinieneś mieć gotowy plan ewaluacji do wdrożenia. Pamiętaj, aby pozostać nieco elastyczny do osi czasu, aby uzyskać wyniki, których potrzebujesz. Jeśli masz termin, możesz podsumować swoje wyniki w określonym momencie,ale pozostaw proces oceny otwarty na bieżące informacje.
korzyści z oceny
poza tym, że jest to jedyny sposób, aby stwierdzić, czy Twoja komunikacja naprawdę się powiodła, ocena:
• poprawia skuteczność komunikacji;
• pomaga zaangażować odbiorców;
• pomaga twojej organizacji radzić sobie ze zmianą sytuacji – wsparcie decyzji strategicznych i taktycznych; i
• pomaga twojej organizacji efektywniej przydzielać zasoby.
są też inni, którzy mogą skorzystać z twoich badań, więc przygotuj się na udostępnienie. Ankieta czytelnictwa biuletynu lub ankieta obecności na wydarzeniu może być wykorzystana jako punkt odniesienia dla innej organizacji. Daje to Twojej organizacji wiarygodność wśród członków i świadczy o Twoim zaangażowaniu w ciągłe doskonalenie.
Article by Diane Ell, Communications Manager, SaskCulture
