National Safety Services

hvis du er noe som meg, er akronymer en flott mekanisme for å huske ting. Vi har alle blitt vant TIL KISS-akronymet (Keep It Simple Stupid), og det påvirker virkelig situasjonen den brukes i.

I en bok som heter ‘Effektiv Business Communications’, skrevet Av Herta A Murphy, Herbt W Hildebrandt Og Jane P Thomas, er det en sterk vekt På 7 Cs Akronym. Disse 7 C er: Fullstendighet, Hensyn, Konkrethet, Klarhet, Høflige, Conciseness og Korrekthet. Det kan også være et par ekstra C-er brukt (Klarhet er en annen).

årsaken til dette akronymet er å hjelpe ledere og arbeidstakere til å bli bedre kommunikatorer ved å velge meldingsinnhold og stil som passer best til formålet og mottakeren av en melding. Det kan brukes til å forstå forskjellige ting, og i vårt tilfelle, for å hjelpe dem å forstå hvordan de skal kommunisere trygt på jobben.

en komplett helse-og sikkerhetskommunikasjon bør svare på seks spørsmål:

Hvem?- Hva?- Når?- Hvor?- Hvorfor det?- Hvordan?

som mange strukturerte samtaler, må de fem Ws & H tas opp for at folk skal forstå budskapet fullt ut. Hvis du trenger et eksempel, trekk ut avisen vår og les den første eller to avsnittene i en artikkel. En god journalist kjenner denne regelen og inneholder all informasjon i de første avsnittene.

ved å forklare alt for publikum, bør det ikke være noen spørsmål som må besvares, noe som resulterer i:

• bedre beslutninger, som mottakerne får all ønsket og kritisk informasjon som er relevant for dem

• Sparer tid og kostnader for ekstra kommunikasjon

• Utviklet og forbedret omdømme av avsender / selskap

Betraktning

avsenderen må ta hensyn til mottakerens sinnssett, forståelsesnivåer, bakgrunn og synspunkter når man leverer en melding for at kommunikasjonen skal være effektiv. En stor linje fra boken er; “Legg vekt på hva som er mulig i stedet for hva som er umulig.”

ved å vise interesse og gjensidig respekt, blir kommunikasjon mer fordelaktig, noe som resulterer i:

• Positiv reaksjon fra publikum

Concreteness

for å levere konkret kommunikasjon, støtte meldingen med konkrete fakta skape et mer solid og overbevisende budskap, noe som resulterer i:

• Styrket tillit til budskapet

• Mindre sjanse for feiltolkning

Konsistens

Konsistens betyr ordhet. For å være kortfattet må du kommunisere hva som må sies tydelig, mens du bruker minst mulig ord-samtidig som du anerkjenner de andre 6 C-ene for kommunikasjon. Kortfattet informasjon er svært viktig i effektiv kommunikasjon, noe som resulterer i:

• Sparer tid og penger

• nøkkelbudskapene formidles

• det er mer tiltalende og forståelig for publikum

Klarhet / Klarhet

når du videresender en melding til noen, er det veldig viktig å være kortfattet. Dette knytter seg til å være tydelig og bruke klarhet. Jargong er et stort nei-nei. Tenk på Et Legekontor. Når de snakker ved hjelp av deres kliniske Sjargong, gir det vanligvis ikke mye mening for den daglige personen, men når de helt forandrer måten de forklarer ting for å vurdere personens erfaring, vil personen få en mye bedre forståelse av hva som blir sagt. Ikke bruk teknisk eller forretningsmessig sjargong med mindre du er sikker på at publikum er kjent med vilkårene. En klar kommunikasjon fokuserer på en bestemt melding, i stedet for å prøve å oppnå for mye på en gang som resulterer i:

• Informasjon blir levert enkelt til mottakeren

• Økt betydning av budskapet.

Korrekthet

mye som noe, kan du ikke spre informasjon med mindre du vet at det er sant. Når du deler en melding til noen, må du forstå fakta og har sjekket at det er sant. Dette kan også bety bruk av riktig tegnsetting, grammatikk og stavemåte. Videresending av informasjonen resulterer riktig i:

• større innvirkning på publikum

• Støttet med fakta, kan avsenderen være klarert mer av publikum

• Mindre sjanse for feiltolkning av publikum

Høflig

å være høflig når du kommuniserer er svært viktig. Dette gjelder avsenderen å være oppriktig, høflig, respektfull og entusiastisk. Høflige meldinger innebærer følgende:

• tar hensyn til andre synspunkter

• Å være objektiv

Å være klar over 7 C akronym vil hjelpe deg å bli en bedre kommunikator. Når du prøver å kommunisere effektivt på jobben, vil du merke forskjellen i publikums oppmerksomhet og reaksjon når du bruker dette.