nationale veiligheidsdiensten

als je iets als Ik bent, zijn acroniemen een geweldig mechanisme om dingen te helpen onthouden. We zijn allemaal gewend geraakt aan het acroniem KISS (Keep It Simple Stupid) en het maakt echt een invloed op de situatie waarin het wordt gebruikt.

in een boek getiteld ‘Effective Business Communications’, geschreven door Herta A Murphy, Herbt W Hildebrandt en Jane P Thomas, is er een sterke nadruk op het acroniem 7 C ‘ s. Deze 7 C ‘ s zijn: Volledigheid, overweging, concreetheid, duidelijkheid, hoffelijkheid, beknoptheid en juistheid. Er kunnen ook een paar extra C ‘ s worden gebruikt (duidelijkheid is een andere).

de reden achter dit acroniem is om managers en werknemers te helpen betere communicatoren te worden door de inhoud en stijl van het bericht te selecteren die het beste past bij het doel en de ontvanger van een bericht. Het kan worden gebruikt om verschillende dingen te begrijpen, en in ons geval, om hen te helpen begrijpen hoe ze veilig kunnen communiceren op het werk.

een volledige veiligheids-en gezondheidsmededeling dient zes vragen te beantwoorden:

wie?- Wat? Wanneer? Waar? Waarom? Hoe?

zoals veel gestructureerde gesprekken, moeten de vijf Ws & H worden aangepakt om de boodschap volledig te kunnen begrijpen. Als u een voorbeeld nodig hebt, trek onze krant en lees de eerste een of twee alinea ‘ s van een artikel. Een goede journalist Kent deze regel en bevat alle informatie in de eerste paar paragrafen.

door alles aan het publiek uit te leggen, hoeven er geen vragen beantwoord te worden, wat resulteert in:

• Betere besluitvorming, als de ontvangers krijgt alle gewenste en kritische informatie die voor hen relevant is

• Besparing van tijd en kosten van aanvullende communicatie

• Ontwikkeld en versterkt de reputatie van de afzender/bedrijf

Overweging

De afzender moet rekening houden met de ontvanger van de geest, het begripsniveau, de achtergrond en standpunten, bij het afleveren van een bericht om de communicatie effectief te zijn. Een grote regel uit het boek is; “Benadruk wat mogelijk is in plaats van wat onmogelijk is.”

door blijk te geven van belangstelling en wederzijds respect, wordt communicatie voordeliger, wat resulteert in:

• een positieve reactie van het publiek

Concreteness

om concrete communicatie te leveren, ondersteun uw boodschap met concrete feiten die een meer solide en overtuigende boodschap creëren, resulterend in:

• meer vertrouwen in de boodschap

• minder kans op verkeerde interpretatie

beknoptheid

beknoptheid betekent woordzin. Om beknopt te zijn, moet je duidelijk communiceren wat er gezegd moet worden, terwijl je zo min mogelijk woorden gebruikt – terwijl je nog steeds de andere 6 C ‘ s van communicatie erkent. Beknopte informatie is zeer belangrijk voor effectieve communicatie, wat resulteert in:

• tijd en geld besparen

• de belangrijkste boodschappen worden overgebracht

• het is aantrekkelijker en begrijpelijker voor het publiek

duidelijkheid / duidelijkheid

bij het doorgeven van een bericht aan iemand is beknopt zijn erg belangrijk. Dit sluit aan bij helder zijn en duidelijkheid gebruiken. Jargon is een grote nee-nee. Denk aan het kantoor van een dokter. Wanneer ze spreken met behulp van hun klinische Jargon, heeft het meestal niet veel zin voor de gewone persoon, maar wanneer ze volledig veranderen de manier waarop ze dingen uitleggen om rekening te houden met de ervaring van de persoon, zal de persoon een veel beter begrip krijgen van wat er wordt gezegd. Gebruik geen technisch of zakelijk jargon, tenzij u er zeker van bent dat uw publiek bekend is met de termen. Een duidelijke mededeling richt zich op een specifieke boodschap, in plaats van te veel te bereiken in een keer, wat resulteert in:

• informatie die gemakkelijk aan de ontvanger wordt geleverd

• verbeterde betekenis van de boodschap.

correctheid

net als alles, kunt u geen informatie verspreiden tenzij u weet dat het waar is. Wanneer u een bericht aan iemand deelt, moet u de feiten begrijpen en hebben gecontroleerd of het waar is. Dit kan ook het gebruik van de juiste interpunctie, grammatica en spelling betekenen. Het correct doorgeven van de informatie resulteert in:

• een grotere impact op het publiek

• ondersteund met feiten, kan de afzender meer worden vertrouwd door het publiek

• minder kans op verkeerde interpretatie door het publiek

hoffelijk

beleefd zijn bij het communiceren is erg belangrijk. Dit houdt in dat de afzender oprecht, beleefd, respectvol en enthousiast is. Hoffelijke berichten omvatten de volgende:

• rekening houden met andere standpunten

• onbevooroordeeld zijn

bewust zijn van de 7 C ‘ s acroniem zal u helpen een betere communicator te worden. Wanneer het proberen om efficiënt te communiceren op het werk, zult u het verschil in de aandacht en reactie van uw publiek merken bij het gebruik van deze.