National Safety Services

om du är något som jag är akronymer en bra mekanism för att komma ihåg saker. Vi har alla blivit vana vid KISS-akronymen (Keep It Simple Stupid) och det påverkar verkligen situationen den används i.

i en bok som heter ‘effektiv affärskommunikation’, skriven av Herta a Murphy, Herbt W Hildebrandt och Jane p Thomas, det finns en stark betoning på 7 C: S akronym. Dessa 7 C är: Fullständighet, övervägande, konkretitet, tydlighet, artig, kortfattad och korrekthet. Det kan också finnas ett par extra C: S används (klarhet är en annan).

anledningen till denna akronym är att hjälpa chefer och arbetare att bli bättre kommunikatörer genom att välja meddelandeinnehåll och stil som bäst passar syftet och mottagaren av ett meddelande. Det kan användas för att förstå olika saker, och i vårt fall för att hjälpa dem att förstå hur man kommunicerar säkert på jobbet.

en fullständig säkerhet och hälsa kommunikation bör svara på sex frågor:

vem?, Vad?, När?, Var?, Varför?, Hur?

liksom många strukturerade konversationer måste de fem Ws & H adresseras för att människor ska förstå budskapet fullt ut. Om du behöver ett exempel, dra ut vår tidning och läs de första eller två styckena i en artikel. En bra journalist känner till denna regel och innehåller all information i de första styckena.

genom att förklara allt för publiken borde det inte finnas några frågor som behöver besvaras, vilket resulterar i:

• bättre beslutsfattande, eftersom mottagarna får all önskad och kritisk information som är relevant för dem

• spara tid och kostnader för ytterligare kommunikation

• utvecklat och förbättrat rykte för avsändaren / företaget

hänsyn

avsändaren måste ta hänsyn till mottagarens tankesätt, förståelsenivåer, bakgrund och synpunkter när de levererar ett meddelande för att kommunikationen ska vara effektiv. En bra linje från boken är; “Betona vad som är möjligt snarare än vad som är omöjligt.”

genom att visa intresse och ömsesidig respekt blir kommunikationen mer fördelaktig vilket resulterar i:

• en positiv reaktion från publiken

konkretitet

för att leverera konkret kommunikation, stödja ditt budskap med konkreta fakta som skapar ett mer solidt och övertygande budskap, vilket resulterar i:

• stärkt förtroende för budskapet

• mindre risk för feltolkning

Conciseness

Conciseness betyder ordlighet. För att vara kortfattad måste du kommunicera vad som måste sägas tydligt, samtidigt som du använder minsta möjliga mängd ord – samtidigt som du erkänner de andra 6 C: erna för kommunikation. Kortfattad information är mycket viktig i effektiv kommunikation, vilket resulterar i:

• spara tid och pengar

• de viktigaste budskapen förmedlas

• det är mer tilltalande och begripligt för publiken

tydlighet / klarhet

när du vidarebefordrar ett meddelande till någon är det mycket viktigt att vara kortfattad. Detta hänger ihop med att vara tydlig och använda tydlighet. Jargong är ett stort nej-nej. Tänk på en läkarmottagning. När de talar med hjälp av deras kliniska jargong, det brukar inte vettigt att den vardagliga personen men när de helt ändra hur de förklarar saker att tänka på personens erfarenhet, personen kommer att få en mycket bättre förståelse för vad som sägs. Använd inte teknisk eller affärsjargong om du inte är säker på att din publik är bekant med villkoren. En tydlig kommunikation fokuserar på ett specifikt budskap, snarare än att försöka uppnå för mycket på en gång vilket resulterar i:

• Information levereras enkelt till mottagaren

• förbättrad betydelse av meddelandet.

korrekthet

precis som vad som helst kan du inte sprida information om du inte vet att det är sant. När du delar ett meddelande till någon måste du förstå fakta och ha kontrollerat att det är sant. Detta kan också innebära användning av korrekt skiljetecken, grammatik och stavning. Att vidarebefordra informationen korrekt resulterar i:

• en större inverkan på publiken

• stöds med fakta, avsändaren kan lita mer av publiken

• mindre chans att misstolka av publiken

artig

att vara artig när du kommunicerar är mycket viktigt. Detta avser att avsändaren är uppriktig, artig, respektfull och entusiastisk. Artiga meddelanden involverar följande:

• ta hänsyn till andra synpunkter

• att vara opartisk

att vara medveten om 7 C: s akronym hjälper dig att bli en bättre kommunikatör. När du försöker kommunicera effektivt på jobbet kommer du att märka skillnaden i publikens uppmärksamhet och reaktion när du använder detta.