National Safety Services

If you ‘ re anything like me, lyhenteet ovat loistava mekanismi, joka auttaa muistamaan asioita. Olemme kaikki tottuneet KISS-lyhenteeseen (Keep It Simple Stupid) ja se todella vaikuttaa tilanteeseen, jossa sitä käytetään.

Herta a Murphyn, Herbt W Hildebrandtin ja Jane P Thomasin kirjoittamassa kirjassa “Effective Business Communications” korostetaan vahvasti 7 C: n lyhennettä. Nämä 7 C: t ovat: Täydellisyys, harkinta, konkreettisuus, selkeys, kohtelias, ytimekkyys ja oikeellisuus. Siellä voi olla myös pari ylimääräistä C: tä (selkeys on toinen).

lyhenteen tarkoituksena on auttaa johtajia ja työntekijöitä tulemaan paremmiksi viestijöiksi valitsemalla viestin sisältö ja tyyli, joka parhaiten sopii viestin tarkoitukseen ja vastaanottajaan. Sitä voidaan käyttää ymmärtämään erilaisia asioita, ja meidän tapauksessamme, auttaa heitä ymmärtämään, miten kommunikoida turvallisesti työssä.

täydellisen työsuojeluilmoituksen pitäisi vastata kuuteen kysymykseen:

kuka?- Mitä? Milloin? Missä? Miksi? Miten?

kuten monet strukturoidut keskustelut, myös viisi Ws & H on puhuttava, jotta ihmiset ymmärtäisivät viestin täysin. Jos tarvitset esimerkkiä, ota sanomalehtemme esiin ja lue kirjoituksen ensimmäinen tai kaksi kappaletta. Hyvä journalisti tuntee tämän säännön ja sisältää kaikki tiedot muutamista ensimmäisistä kappaleista.

selittämällä kaiken yleisölle, ei pitäisi olla kysymyksiä, joihin tarvitsisi vastata, tuloksena:

• parempi päätöksenteko, koska vastaanottajat saavat kaiken halutun ja kriittisen tiedon, joka on heille oleellista

• säästät aikaa ja kustannuksia ylimääräisestä viestinnästä

• lähettäjän / yrityksen maineen kehittäminen ja parantaminen

vastike

lähettäjän tulee viestiä lähettäessään ottaa huomioon vastaanottajan mielenlaatu, ymmärrystasot, tausta ja näkökulmat, jotta viestintä olisi tehokasta. Suuri repliikki kirjasta on; “Korostakaa sitä, mikä on mahdollista, ei sitä, mikä on mahdotonta.”

osoittamalla kiinnostusta ja keskinäistä kunnioitusta kommunikaatiosta tulee hyödyllisempää, mikä johtaa:

• yleisöltä myönteinen reaktio

konkretia

tuottaa konkreettista viestintää, tukea viestiäsi konkreettisilla faktoilla luoden vankemman ja vakuuttavamman viestin, jolloin:

• vahvistunut luottamus sanomaan

• väärintulkinnan mahdollisuus pienenee

tiiviys

tiiviys tarkoittaa sanaisuutta. Ollaksesi ytimekäs, sinun täytyy kertoa, mitä on sanottava selvästi, käyttäen mahdollisimman vähän sanoja – samalla kun tunnustat muut 6 C: n viestinnän. Tiivis informaatio on erittäin tärkeää tehokkaassa viestinnässä, mikä johtaa:

• säästää aikaa ja rahaa

• keskeiset viestit välittyvät

• se on katsojille houkuttelevampi ja ymmärrettävämpi

selkeys / selkeys

viestin välittämisessä jollekulle ytimekkyys on erittäin tärkeää. Tämä liittyy selkeyteen ja selkeyden käyttöön. Jargon on iso ei-ei. Ajattele lääkärin vastaanottoa. Kun he puhuvat käyttäen kliinistä ammattikieltä, se ei yleensä ole paljon järkeä jokapäiväisessä ihminen, mutta kun he täysin muuttaa tapaa he selittävät asioita huomioon henkilön kokemus, henkilö saa paljon parempi käsitys siitä, mitä sanotaan. Älä käytä teknistä tai bisnesjargonia, ellet ole varma, että yleisösi tuntee termit. Selkeässä tiedonannossa keskitytään tiettyyn viestiin sen sijaan, että yritetään saavuttaa kerralla liikaa, mikä johtaa:

• tiedot toimitetaan helposti vastaanottajalle

• viestin tarkempi merkitys.

oikeellisuus

aivan kuten mikä tahansa, tietoa ei voi levittää, ellei tiedä sen olevan totta. Kun jaat viestin jollekulle, sinun täytyy ymmärtää tosiasiat ja tarkistaa, että se on totta. Tämä voi tarkoittaa myös kunnollisen välimerkin, kieliopin ja oikeinkirjoituksen käyttöä. Tietojen välittäminen oikein johtaa:

• suurempi vaikutus yleisöön

• tuettuna faktoilla, lähettäjään voi luottaa enemmän yleisö

• yleisön virhetulkinnan mahdollisuus pienenee

kohtelias

kohtelias kommunikointi on erittäin tärkeää. Tämä liittyy siihen, että lähettäjä on vilpitön, kohtelias, kunnioittava ja innostunut. Kohteliaat viestit sisältävät seuraavat:

• muiden näkökantojen huomioiminen

• puolueeton

7 C: n akronyymin tiedostaminen auttaa sinua tulemaan paremmaksi viestijäksi. Kun yrität kommunikoida tehokkaasti töissä, huomaat eron yleisösi huomiossa ja reaktiossa, kun käytät tätä.