Nationale Sicherheitsdienste

Wenn Sie so etwas wie ich sind, sind Akronyme ein großartiger Mechanismus, um sich an Dinge zu erinnern. Wir haben uns alle an das KISS-Akronym gewöhnt (Keep It Simple Stupid) und es wirkt sich wirklich auf die Situation aus, in der es verwendet wird.

In einem Buch mit dem Titel ‘Effective Business Communications’, geschrieben von Herta A Murphy, Herbt W Hildebrandt und Jane P Thomas, wird das Akronym 7 C stark betont. Diese 7 C sind: Vollständigkeit, Überlegung, Konkretheit, Klarheit, Höflichkeit, Prägnanz und Korrektheit. Es können auch ein paar zusätzliche Cs verwendet werden (Klarheit ist eine andere).

Der Grund für dieses Akronym ist, Managern und Arbeitern zu helfen, bessere Kommunikatoren zu werden, indem sie den Nachrichteninhalt und -stil auswählen, der am besten zum Zweck und Empfänger einer Nachricht passt. Es kann verwendet werden, um verschiedene Dinge zu verstehen und in unserem Fall zu verstehen, wie man bei der Arbeit sicher kommuniziert.

Eine vollständige Sicherheits- und Gesundheitsschutzmitteilung sollte sechs Fragen beantworten:

Wer?, Was?, Wann?, Wo?, Warum?, Wie?

Wie bei vielen strukturierten Gesprächen müssen die fünf Ws & H angesprochen werden, damit die Menschen die Botschaft vollständig verstehen können. Wenn Sie ein Beispiel benötigen, ziehen Sie unsere Zeitung heraus und lesen Sie die ersten ein oder zwei Absätze eines Artikels. Ein guter Journalist kennt diese Regel und enthält alle Informationen in den ersten Absätzen.

Indem man dem Publikum alles erklärt, sollte es keine Fragen geben, die beantwortet werden müssen, was zu:

• Bessere Entscheidungsfindung, da die Empfänger alle gewünschten und kritischen Informationen erhalten, die für sie relevant sind

• Einsparung von Zeit und Kosten für zusätzliche Kommunikation

• Entwicklung und Verbesserung der Reputation des Absenders/Unternehmens

Berücksichtigung

Der Absender muss bei der Übermittlung einer Nachricht die Denkweise, das Verständnisniveau, den Hintergrund und die Standpunkte des Empfängers berücksichtigen, damit die Kommunikation effektiv ist. Eine großartige Zeile aus dem Buch ist; “Betonen Sie, was möglich ist, anstatt was unmöglich ist.”

Durch das Zeigen von Interesse und gegenseitigem Respekt wird die Kommunikation vorteilhafter, was zu:

• Eine positive Reaktion des Publikums

Konkretheit

Um konkrete Kommunikation zu liefern, unterstützen Sie Ihre Botschaft mit konkreten Fakten, die eine solidere und überzeugendere Botschaft:

• Gestärktes Vertrauen in die Botschaft

• Geringere Wahrscheinlichkeit von Fehlinterpretationen

Prägnanz

Prägnanz bedeutet Wörtlichkeit. Um prägnant zu sein, müssen Sie kommunizieren, was klar gesagt werden muss, während Sie die geringstmögliche Anzahl von Wörtern verwenden – während Sie immer noch die anderen 6 Cs der Kommunikation anerkennen. Prägnante Informationen sind sehr wichtig für eine effektive Kommunikation, was zu:

• Zeit und Geld sparen

• Die Kernbotschaften werden vermittelt

• Es ist für das Publikum ansprechender und verständlicher

Klarheit / Klarheit

Wenn Sie eine Nachricht an jemanden weiterleiten, ist es sehr wichtig, präzise zu sein. Dies hängt damit zusammen, klar zu sein und Klarheit zu nutzen. Jargon ist ein großes No-No. Denken Sie an eine Arztpraxis. Wenn sie mit ihrem klinischen Jargon sprechen, macht es für den alltäglichen Menschen normalerweise nicht viel Sinn, aber wenn sie die Art und Weise, wie sie Dinge erklären, vollständig ändern, um die Erfahrung der Person zu berücksichtigen, wird die Person ein viel besseres Verständnis dafür bekommen, was gesagt wird. Verwenden Sie keinen Fach- oder Geschäftsjargon, es sei denn, Sie sind sicher, dass Ihre Zielgruppe mit den Begriffen vertraut ist. Eine klare Kommunikation konzentriert sich auf eine bestimmte Botschaft, anstatt zu versuchen, zu viel auf einmal zu erreichen, was zu:

• Informationen werden leicht an den Empfänger geliefert

• Verbesserte Bedeutung der Nachricht.

Korrektheit

Ähnlich wie alles andere können Sie keine Informationen verbreiten, es sei denn, Sie wissen, dass es wahr ist. Wenn Sie eine Nachricht an jemanden weitergeben, müssen Sie die Fakten verstehen und überprüft haben, ob sie wahr sind. Dies kann auch die Verwendung der richtigen Interpunktion, Grammatik und Rechtschreibung bedeuten. Die korrekte Weiterleitung der Informationen führt zu:

• Eine größere Wirkung auf das Publikum

• Unterstützt durch Fakten kann dem Absender vom Publikum mehr vertraut werden

• Geringere Wahrscheinlichkeit von Fehlinterpretationen durch das Publikum

Höflich

Höflich zu sein bei der Kommunikation ist sehr wichtig. Dies bezieht sich darauf, dass der Absender aufrichtig, höflich, respektvoll und enthusiastisch ist. Höfliche Nachrichten beinhalten Folgendes:

• Berücksichtigung anderer Standpunkte

• Unvoreingenommen sein

Wenn Sie sich des Akronyms 7 C bewusst sind, können Sie ein besserer Kommunikator werden. Wenn Sie versuchen, bei der Arbeit effizient zu kommunizieren, werden Sie den Unterschied in der Aufmerksamkeit und Reaktion Ihres Publikums bemerken.